Facturation client des courses

La facturation client est découpée en 2 parties :

1. la création de la facture client (avec ou sans relevé des courses cf.Paramétrages sur la fiche Tiers Abonné)
2. la création d’un fichier d’export de courses dans un format spécifique au client final

• Validation en masse
• Calcul Montant Client/Chauffeur
• Frais de gestion

Règles de type “Validation”:

La validation doit permettre de contrôler les courses.

Elle peut se faire en masse (validation automatique)

ou manuellement en ouvrant la course et en cochant “course valide” en bas à droite.

A l’ouverture d’une course, la validation est automatiquement lancée et affiche des erreurs dans l’onglet “Contrôle validation”.

Si tel est le cas, il sera possible de forcer la validation (en cochant “course valide”) ce qui entraînera la demande d’une justification afin de garder une trace de la validation forcée.

Lors de la validation automatique, en cliquant sur le bouton “Validation”, puis “Valider”, les calculs sont lancés automatiquement si la course a correctement été validée (option dans les paramètres).

Notes :

• Il est possible de lancer une “invalidation” sur l’ensemble des courses en cliquant sur le bouton “Validation”, puis choisir “Invalider”
• Même si le calcul des montants client ou chauffeur est relancé, le montant client ne sera modifié que si la course la course n’a pas été facturée. De la même manière, le montant chauffeur ne sera modifié que si la course n’a pas été intégrée dans un relevé chauffeur ou exportée.

Vous pouvez générer des aperçus provisoires de vos factures en cliquant sur le bouton“simulation” afin de valider vos choix avant l’envoi définitif aux clients.

Pour lancer les factures définitives, cliquez sur le bouton “édition des factures”ou "F7" .

Ensuite les factures sont numérotées et envoyées aux destinataires en reprenant les réglages de la fiche tiers. (cf.paramétrages d’un tiers)

Règles de type “Calcul Montant Client/Chauffeur”

Les règles de calcul montant client/chauffeur calculent les montants et les affectent aux champs correspondants si cela est possible (voir notes ci-dessus).

Elles sont lancées :

• après la validation d’une course
• lors de la création d’une facture client
• lors de la création d’un relevé chauffeur
• lors de la création d’un export lot (pour le chauffeur)

Règles de type “Frais de gestion”

Le calcul des frais de gestion se fait uniquement lors de la création d’une facture client.

Note : la gestion de ces règles est détaillée en Annexe 1

Impressions par liste de factures

Dans le menu “facturation des courses”/ “liste des factures” vous pourrez visualiser/imprimer avec ou sans aperçu vos listes de factures en cochant le(s) ligne(s) souhaitée(s)