Paramétrage d’un tiers et fonctions liées

Après la création/modification d’un code tiers abonné vous devez renseigner les 5 onglets suivants afin d’afficher les bonnes informations à faire apparaître lors de la facturation.

• Administratif

  • Date de création abonnée

  • Adresse de l’abonné

  • Ajout du mail contact obligatoire pour envoi PDF des factures

• Conditions commerciales

  • définir jusqu’à 5 types de courses correspondants à la nature des transports autorisés pour le client (si déjà créé dans fichier de base/types de courses)

  • ajout de frais de gestion supplémentaires et des frais par seuils (si les règles de calculs sont désactivées)

  • choisir le mode de facturation (ex.1 course= 1 facture…)

Ces 3 premières étapes sont inutiles si vous utilisez des règles de calculs.

• • affectation du service, remise, code tournées (si besoin)

  • définir l’échéance et le mode de règlement.

• Paramétrages

  • Saisie des courses

possibilité de créer automatiquement le no de dossier. Il sera composé du code abonné + les 2 premiers caractères du code tournée.

permet d’inclure le code tournée dans le service

• • Présentation des factures

références client sur 2 lignes

afficher ou non : remise, service, nombre de courses en pied de page.

• • Contrôles avant facturation

dans cette zone, l’action de cocher une ou plusieurs cases vous empêchera de valider vos courses et vous obliger à modifier les champs manquants ou erronés.

si contrôle sur no de dossier est coché, pensez à préciser dans la case “format” le nombre de caractères maximum.

• • Réglages des 2 modes de présentation des factures

Sans relevé de courses client simplifié : affichera seulement la date, code chauffeur et nombre de courses.

Sans relevé de courses client détaillé : affichage de toutes les informations cochées.

Avec relevé de courses client type classique : affichage de 2 documents (1 facture et 1 relevé simplifié).

Avec relevé de courses client type paramétrable : affichage de 2 documents (1 facture et 1 relevé détaillé selon les informations cochées). 

Vous pouvez vérifier vos réglages d’éditions et générer des aperçus provisoires de vos factures en cliquant sur Facturations des courses ou sur “F4” et “simulation” afin de valider vos choix avant l’envoi définitif aux clients.(cf.facturation clients des courses) 

• Edition

  • Gestion des services : permet de séparer les courses à facturer par services ainsi qu’une facture par services.

  • Adressage par services : ajout/modif/suppression de l’adresse d’un service ainsi qu’une référence client par service (si besoin).

  • Sélection des formats d’envoi de factures : un ou plusieurs choix à cocher (papier, e-mail, démat).

  • Choix et modification des modèles de factures

(cf.paramètres généraux d’impression/personnalisation des éditions clients).

• Statistiques : (si besoin)

• Règles avancées :

Si vous appliquez des règles de calculs pour un abonné, cochez la “case gestion avancée”, puis créer vos règles (cf. annexe 1 et facturation client des courses).